Die Personalakte ist ein wichtiges Instrument in den Personalabteilungen von Unternehmen. Hier sind Informationen über die einzelnen Mitarbeiter abgelegt, vom Arbeitsvertrag bis hin zum aktuellen Urlaubsantrag. In immer mehr Unternehmen lösen digitale Varianten die klassische Akte ab. Warum dies sinnvoll ist und welche Optionen es gibt, thematisiert der folgende Beitrag.
Die digitale Personalakte – Eigenschaften und Vorteile
Zunächst ist es wichtig zu wissen, dass die digitale Personalakte ein direkter Ersatz der klassischen Papierakte ist und ebenfalls alle Eigenschaften dieser besitzt. Damit ist ein Umstieg auf die digitale Variante in allen Szenarien problemlos möglich.
Darüber hinaus bringt der Wechsel auf digitale Lösungen für die Personalakten eine Reihe von Vorteilen mit. Da ist zunächst der schnelle Zugriff auf Informationen. Über die Suche findet sich in einer digitalen Akte die gewünschte Angabe in Sekunden. Die Suche in den Papierakten nimmt hingegen deutlich mehr Zeit in Anspruch.
Außerdem setzen Unternehmen so auf elektronische Akten, statt Papierberge anzuhäufen. Ein großer Vorteil, der sich vor allem über die Jahre zeigt, wenn klassische Akten ganze Archive füllen.
Wichtig ist auch der Kostenfaktor. Durch die Kombination aus Zeitersparnis, Einsparung von Papier und dem nicht mehr benötigten Archiv reduzieren sich die Kosten in der Verwaltung deutlich. Ebenfalls vereinfachen und beschleunigen sich viele Prozesse. So gelangen Informationen in digitaler Form, wie beispielsweise Urlaubsanträge oder Nachweise, direkt in die Personalakte, ohne dass weitere Arbeitsschritte erforderlich sind.
Die klassische Personalakte hat ausgedient: Zeit für den Umstieg / Bild von Ro Ma auf Pixabay
Technische Lösungen – so realisieren Unternehmen die digitale Personalakte
Der Umstieg auf digitale Personalakten ist in der Praxis ein recht simpler Schritt. Besonders einfach gelingt dies durch die Integration einer HR-Software, die digitale Personalakten als Teil des Gesamtpakets mitbringt.
Eine Option hierfür ist die digitale Personalakte von Factorial. Diese digitale Variante bringt neben den Grundfunktionen noch weitere Eigenschaften mit, die in der täglichen Personalverwaltung hilfreich sind. Dazu zählt unter anderem auch die Erfassung von Arbeitszeiten und Überstunden. Ebenfalls lässt sich über die Personalakte die Urlaubsplanung der Mitarbeiter organisieren. So können diese Anträge auf elektronischem Weg einreichen, was die Prozesse rund um Urlaubsanträge vereinfacht.
Beim Wechsel auf ein System mit digitaler Personalakte ist eine Strategie für die Digitalisierung hilfreich. Hier geht es vor allem darum, bestehende Informationen in die digitale Form umzuwandeln. Dafür ist es erforderlich, die Dokumente in Papierform zu scannen. Anschließend erfolgt die Integration in das digitale System inklusive Archivierung. Das Ziel ist es, alle Informationen in digitaler Form in den Personalakten zu haben, sodass keine zweigleisige Arbeit mehr notwendig ist.
Was Unternehmen bei der Einführung einer digitalen Personalakte unbedingt beachten sollten, ist der Datenschutz bei der elektronischen Speicherung von Informationen. Hier gibt es strenge Vorschriften wie die Datenschutz-Grundverordnung, die Vorgaben bezüglich Speicherung, Verarbeitung und Schutz machen. Aus diesem Grund ist es ebenfalls sinnvoll, auf eine fertige Lösung wie von Factorial zu setzen, die Daten nach den gesetzlichen Vorgaben verarbeitet und eine sichere Speicherung mit Zugangskontrolle bietet.
Digitalisierung in Unternehmen schreitet voran – elektronische Personalakten werden verpflichtend
Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran. In den meisten Fällen wechseln Unternehmen und Nutzer freiwillig auf digitale Lösungen, da die Vorteile einfach deutlich sind. In bestimmten Bereichen schreibt der Gesetzgeber inzwischen aber auch den Einsatz digitaler Lösungen verpflichtend vor. Tatsächlich naht auch die verpflichtende Einführung der digitalen Personalakte.
Ab dem ersten Januar 2027 gilt bundesweit eine Pflicht, Teile der Personalakten in elektronischer Form zu führen. Schon lange fordern viele sächsische IT-Verbände mehr Digitalisierung und begrüßen somit diese und ähnliche Initiativen der Politik. Für Unternehmen, die bis dahin noch keine digitalen Personalakten führen, bedeutet dies, dass eine hybride Lösung zum Einsatz kommen muss. Da solche Konzepte besonders teuer und aufwendig sind, ist auch aus diesem Gesichtspunkt der zeitnahe und geplante Umstieg auf digitale Personalakten sinnvoll.
